Kunden zahlen nicht? Tipps zur Vermeidung von Zahlungsausfällen

Kunden zahlen nicht? Tipps zur Vermeidung von Zahlungsausfällen

von Nicole Goldstein-Rackow (Kommentare: 0)

Zahlungsausfälle können gerade kleine Betriebe in arge Bedrängnis führen. Wer ohnehin knapp kalkulieren muss und mit dem Gewinn eines Auftrage bereits für die Materialbeschaffung des nächsten rechnet, stößt schnell an seine finanziellen Grenzen, wenn plötzlich ein Kunde nicht zahlt – oder noch schlimmer, wenn Zahlungen von Kunden vermehrt ausbleiben. In solchen Fällen ist es wichtig, zügig zu handeln, um die Lücke möglichst schnell schließen zu können. Zögern Sie nicht, berechtigte Forderungen gegenüber den Kunden auch deutlich zu machen – notfalls mehrfach und mit Nachdruck.

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Die Gründe für Zahlungsversäumnisse sind je nach Kunde sehr unterschiedlich: Manche Kunden vergessen schlicht, die Zahlung anzuweisen, oder verlegen die Rechnung; andere zahlen nicht, weil sie mit der erbrachten Leistung unzufrieden sind oder den Auftrag als noch nicht abgeschlossen betrachten; und wieder andere können es sich gerade einfach nicht leisten, die Rechnung zu bezahlen. Für alle diese Fälle gibt es Gegenmaßnahmen, mit denen Sie vorbeugend und nachträglich die Chancen erhöhen, dass Sie Ihr wohl verdientes Geld auch tatsächlich erhalten. Diese Möglichkeiten haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.

Fall #1: Wenn Kunde die Zahlung vergessen

Auch den organisiertesten unter uns passieren Fehler: Eine Rechnung wird beim Aufräumen aus Versehen weggeworfen, der Brief rutscht ungeöffnet hinter den Schreibtisch oder der Plan, in der Mittagsspause schnell zur Bank zu gehen und die Überweisung fertig zu machen, geht im hektischen Alltag unter. Um solchen Fehlern vorzubeugen, gilt für Sie als Rechnungssteller: Machen Sie es Ihren Kunden möglichst leicht!

  • Stellen Sie de Rechnung zügig nach Abschluss des Auftrags. Der Kunde erinnert sich noch gut an die erbrachte Leistung und hat die notwendige Zahlung entsprechend im Gedächtnis.
  • Stellen Sie de Rechnung auf mehreren Wegen zu, zum Beispiel per Post und gleichzeitig via E-Mail. Auf diese Weise erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass das Schreiben beim Kunden eingeht und auch wahrgenommen wird.
  • Machen Sie es wie ein Versandhändler und erinnern Sie nach einem für Sie angemessen Zeitraum höflich an eine ausstehende Zahlung – ob per Post, per E-Mail oder durch einen netten Telefonanruf. Stellt sich bei dieser Gelegenheit heraus, dass der Kunde die Rechnung verlegt hat, schicken Sie sie umgehend noch einmal im Original raus.
  • Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden an und ermöglichen Sie dem Kunden so, die Zahlung auf die für ihn am praktischsten Art und Weise zu begleichen. Manche zahlen vielleicht gern direkt im Anschluss an die Leistungsabnahme per EC- oder Kreditkarte – für diesen Fall sollten Sie die endgültige Rechnung und ein Kartenlesegerät mit sich führen. Neben der klassischen Überweisung nutzen immer mehr Menschen Online-Bezahldienste wie PayPal – möglicherweise bietet sich dies für Ihr Unternehmen also auch an.

Wichtig: Zeigen Sie im ersten Schritt Verständnis für Kunden, die aus Vergesslichkeit oder Schusseligkeit in Zahlungsrückstand geraten sind. Wenn Sie höflich bleiben und Ihre Unterstützung anbieten statt gleich zu drohen, werden Sie bei den meisten Kunden schneller ans Ziel kommen.

Fall #2: Wenn ein unzufriedener Kunde nicht zahlen will

Ist Vergesslichkeit nicht der Grund für eine ausstehende Zahlung, dann womöglich Unzufriedenheit. Viele Kunden trauen sich nicht, vermeintliche oder tatsächliche Mängel anzusprechen, und behalten vorerst das Geld ein, um in Ruhe zu überlegen, wie Sie weiter vorgehen. In diesem Fall ist es wichtig, mit dem Kunden in einen gegenseitigen Dialog zu treten und zu klären, ob tatsächliche eine vereinbarte Leistung nicht oder falsch erbracht wurde und Sie gegebenenfalls nachbessern müssen. Fragen Sie nach dem genauen Grund für die Unzufriedenheit des Kunden und versuchen Sie, so schnell wie möglich eine Lösung zu finden, die für beide Seiten akzeptabel ist. Hierbei geht es nicht nur um den aktuell offenen Betrag: Fühlt sich der Kunde mit seinen Sorgen ernst genommen und ist er mit der Klärung des Problems zufrieden, haben Sie wahrscheinlich trotz anfänglicher Schwierigkeiten einen zufriedenen Kunden gewonnen, er auch in Zukunft auf Ihre Dienste zurückgreift.

Damit es erst gar nicht zu Missverständnissen und Beschwerden kommt, sollten Sie von Anfang an auf Transparenz und eine offene Kommunikation setzen:

  • Erstellen Sie bereits das Angebot möglichst übersichtlich und detailliert, sodass der Kunde von Anfang an weiß, welche Leistungen er in welchem Rahmen erwarten kann.
  • Dass Sie das im Angebot Versprochene dann auch liefern und sich an den vereinbarten Zeitrahmen halten sollten, ist selbstverständlich – Nur, wenn Sie auch eine angemessene Leistung erbringen, können Sie eine ebensolche Zahlungsmoral vom Kunden erwarten.
  • Bleiben Sie während des Auftrags im ständigen Dialog mit dem Kunden bleiben. So können eventuelle Streitpunkte sofort geklärt und Mängelanzeigen rechtzeitig vorgebeugt werden.
  • Lassen Sie sich gegebenenfalls die Erfüllung einzelner Arbeitsschritte schriftlich vom Kunden bestätigen, etwa in Form eines täglichen Protokolls oder nach bestimmten Leistungsphasen.

Fall #3: Wenn Kunden grundsätzlich nicht zahlen wollen oder können

Viele Unternehmer geraten früher oder später an Kunden, die auch nach einem einwandfrei erfüllten Auftrag eine Zahlung verweigern – ob aus Zahlungsunfähigkeit oder weil sie sich durch eine systematische Verzögerung

  • Ihr Kunde kann aktuell nicht zahlen? Kommen Sie ihm entgegen und vereinbaren Sie eine Raten- oder Teilzahlung, um zumindest langfristig die Begleichung der Forderung sicherzustellen. Setzen Sie hier unbedingt Fristen, kommunizieren Sie diese offen und bleiben Sie am Ball – sollte der Kunde erneut in Zahlungsrückstand geraten, haken Sie unverzüglich nach und erinnern an die Vereinbarung.
  • Wenn gar nichts mehr hilft,sollten Sie sich nicht scheuen, auf ein professionelles Forderungsmanagement zurückzugreifen. Von der freundlichen Zahlungserinnerung über die unmissverständliche Mahnung bis zur Übergabe des Falls an ein seriöses Inkasso-Unternehmen – Diese Schritte sind so manchem Betriebsinhaber unangenehm, aber in einigen Fällen leider unumgänglich. Wenn Sie eine Leistung erbracht haben, haben Sie ein Recht auf Vergütung – und dieses Recht sollten Sie mit allen Ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln einfordern.

Unser Tipp: Machen Sie Zahlungen zusätzlich attraktiv!

Auch bei der Rechnungsstellung und der Eintreibung offener Forderungen können Sie Kundenbindung praktizieren. Machen Sie es Ihren Kunden nicht nur möglichst leicht, ihre Zahlung zu leisten, sondern belohnen Sie besonders treue und zuverlässige Kunden:

  • Geben Sie Rabatte für Stammkunden, um sich für die langjährige Treue zu bedanken.

  • Gewähren Sie einen kleinen Rabatt bei prompter Zahlung bis zu einem bestimmten Datum.

  • Bestätigen Sie eine eingegangene Zahlung und bedanken Sie sich dafür ebenso wie für die Auftragserteilung, entweder per Brief oder Post-/Grußkarte oder bei größeren Aufträgen vielleicht einem kleinen abschließenden Geschenk (Stifte, Blöcke oder sonstige Werbemittel mit Ihrem Firmenlogo). So betreiben Sie effektive Kundenbindung mit kleinen Mitteln und sorgen für eine Weiterempfehlung – das sichert Ihnen langfristig einen zuverlässigen Kundenstamm.

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